Налаштування задач і проектів в Bitrix24
Задачі в Б24 використовують всі — але частіше за все як блокнот: створили задачу, написали в описанні "зробити макет", призначили відповідального. Ні строків, ні чеклистів, ні зв'язку з проектом. Через місяць половина задач просрочена, друга половина — забута. Модуль задач в Б24 умітьробити більше: шаблони, залежності, автоматизація по статусам, облік часу. Потрібно тільки налаштувати.
Проекти і групи
Задачі живуть в проектах (вони ж робочі групи). Проект об'єднує задачі, учасників та файли в одному місці. Без проекту задачі розкидані по особистих списках співробітників — керівник не бачить загальної картини.
Що налаштовуємо в проекті:
- Учасники та ролі — власник, модератор, учасник. Власник керує налаштуваннями, модератор — задачами, учасник бачить задачі проекту.
- Стадії задач — Kanban-дошка проекту з кастомними стадіями: "Нова", "В роботі", "На перевірці", "Готово". Стадії задаються в налаштуваннях проекту.
- Шаблони проектів — типові проекти (запуск сайту, рекламна кампанія, онбординг) створюються з шаблонів з передзаповненими задачами.
Шаблони задач та автоматичне створення
Шаблони задач — спосіб стандартизувати повторювану роботу. Шаблон містить: назву, опис, чеклист, відповідального (або роль), строки (відносні — "через 3 дні після створення"), прив'язку до проекту.
Шаблони з підзадачами дозволяють розгорнути цілий процес однією кнопкою. Приклад: шаблон "Підготовка комерційної пропозиції" створює основну задачу та три підзадачі: "Зібрати дані по клієнту", "Підготувати розрахунок", "Узгодити з керівником".
Через REST API шаблони створюють задачі програмно: метод task.item.add з параметрами TITLE, RESPONSIBLE_ID, GROUP_ID, DEADLINE, CHECKLIST. Використовується для автоматичного створення задач з CRM — наприклад, робот в угоді при переході на стадію "Підготовка документів" створює задачу юристу.
Автоматизація: роботи на статусах задач
Bitrix24 підтримує роботів в задачах — автоматичні дії при змі статусу:
- Задача переведена в "Виконана" → робот відправляє повідомлення керівнику проекту.
- Задача просрочена → робот створює повідомлення постановнику і змінює пріоритет на високий.
- Задача переведена в "На перевірці" → робот призначає перевіряючого.
Роботи налаштовуються в розділі Задачи → Роботи. Доступні тригери: створення задачі, зміна статусу, просрочка, зміна відповідального.
Діаграма Ганта та залежності
Для проектів з послідовними етапами використовується діаграма Ганта: візуальна шкала часу з задачами. Залежності між задачами ("задача B починається після завершення задачі A") відображаються зв'язками.
Залежності задаються вручну в карточці задачі: поле "Попередня задача". Якщо задача A зсувається — залежні задачі зсуваються автоматично.
Облік часу
У карточці задачі є таймер — співробітник натискає "Почати" при роботі і "Пауза" при переключенні. Накопиль час видно в задачі та в звіті по трудозатратам.
Для контролю керівник використовує звіт Робочий час по задачах — скільки годин витрачено на проект, на конкретну задачу, конкретним співробітником.
Що налаштовуємо
- Структура проектів: створення груп під відділи та процеси
- Кастомні стадії задач у кожному проекті
- Шаблони задач з підзадачами та чеклистами для типових процесів
- Роботи: автоповідомлення при просрочці, змі статусу, завершенні
- Зв'язок з CRM: автоматичне створення задач з роботів угоди
- Навчання команди: робота з Гантом, таймером, шаблонами