Налаштування заявок на відпустку та відгули через Bitrix24
Працівник пишет менеджеру в месенджер: «можно мне в отпуск с 15-го?». Менеджер відповідає «ок». HR дізнається про це, коли працівник уже не вийшов на роботу. Скільки днів залишилося — ніхто не рахує. Перетин відпусток у відділі — виявляється постфактум. В кінці року виявляється, що у половини команди накопилися неотгулянні дні, а у іншої — перевищення. Заявки на відпустку через Bitrix24 закривають цей хаос.
Бізнес-процес подачі заявки
Заявка на відпустку оформляється через список або смарт-процес у Bitrix24. Працівник заповнює картку:
- Тип відпустки: щорічна, за свій рахунок, навчальна, відгул
- Дати початку та завершення
- Коментар (якщо необхідно)
- Працівник, який заміняє
Після відправки запускається бізнес-процес узгодження. Працівник бачить статус заявки в реальному часі: «На узгодженні», «Одобрено», «Відхилено».
Ланцюг узгодження
Маршрут узгодження залежить від типу відпустки та тривалості:
- Щорічна відпустка до 14 днів — узгодження менеджером відділу → сповіщення HR.
- Щорічна відпустка від 14 днів — менеджер відділу → HR → директор.
- Відгул (1–2 дні) — тільки менеджер відділу.
- За свій рахунок — менеджер відділу → HR → директор.
Кожен узгоджувач отримує сповіщення у Bitrix24 з карткою заявки. Є кнопки «Одобрити» та «Відхилити» з полем для коментаря. Дедлайн на рішення — 2 робочих дні. Якщо прострочено — ескалація вищестоящому менеджеру.
Перевірка перетинів
Перед відправкою на узгодження бізнес-процес автоматично перевіряє:
- Нема перетину з відпустками інших працівників відділу. Якщо більше 30% відділу у відпустці одночасно — заявка йде на узгодження з попередженням.
- Вказаний працівник, який заміняє. Якщо ні — процес повертає заявку автору.
Облік залишків
Кожному працівнику заводиться баланс днів відпустки. При одобренні заявки баланс автоматично зменшується. HR бачить зведку по всій компанії:
- Скільки днів положено кожному працівнику
- Скільки використано
- Скільки залишилось
- Хто не був у відпустці більше 6 місяців
Баланс перраховується на початку року. Правила переносу невикористаних днів задаються в налаштуваннях процесу.
Інтеграція з календарем
Одобрена відпустка автоматично створює подію в календарі відділу та особистому календарі працівника. Колеги бачать, хто у відпустці, без додаткових запитань. Подія помічається як «Весь день» і відображається в графіку відсутностей.
При скасуванні або переносі відпустки подія в календарі оновлюється автоматично.
Що настроюємо
- Смарт-процес або список для подачі заявок з потрібними полями
- Маршрути узгодження за типом відпустки та тривалістю
- Автоматичну перевірку перетинів у відділі
- Облік балансу днів відпустки з перерахунком на рік
- Синхронізацію одобрених відпусток з календарем Bitrix24
- Сповіщення та ескалації при прострочці узгодження