Компанія розширилася з 15 до 50 співробітників, уперлася в ліміт користувачів на «Стандартному» тарифі. Перехід на «Професійний» здається єдиним виходом, але страшно втратити налаштовані бізнес-процеси та інтеграції. Або навпаки — після скорочення штату платять за ліцензію, яка на 40% дорожча за необхідну. Перехід між тарифами Бітрікс24 — операція з реальними підводними каменями: без попереднього аудиту та ретельної підготовки можна залишитися без автоматизацій, втратити завдання або заблокувати портал через перевищення лімітів. Наші інженери провели понад 100 таких переходів за 5+ років на ринку і добре знають, які пастки чекають на шляху, як їх уникнути та що робити, якщо щось пішло не так. Нижче — розбір типових сценаріїв із конкретними кейсами та покроковими інструкціями: лише практичний досвід, без загальних слів.
Які обмеження при зміні тарифу?
Актуальна лінійка хмарного Б24 включає п'ять тарифів:
| Тариф | Користувачі | Диск | CRM | Автоматизація |
|---|---|---|---|---|
| Free | Необмежено | 5 ГБ | Базова, без роботів | Немає |
| Базовий | 5 | 24 ГБ | Повна, роботи | Обмежена |
| Стандартний | 50 | 100 ГБ | Повна, бізнес-процеси | Повна |
| Професійний | 100 | 1024 ГБ | Повна, BI-конструктор | Повна + HR |
| Ентерпрайз | 250-10000 | Від 3 ТБ | Повна, кластеризація | Повна + HRMS |
Ключові обмеження при зниженні тарифу:
- Ліміт користувачів. На Базовому — 5. Якщо активних 20 — потрібно деактивувати 15 до переходу. Деактивовані користувачі втрачають доступ, але їхні дані (завдання, угоди, файли) залишаються.
- Об'єм диска. При зниженні до тарифу з меншим лімітом файли не видаляються, але завантаження нових блокується при перевищенні.
- Бізнес-процеси. На Базовому недоступні. Всі активні БП перестають виконуватися — не видаляються, а заморожуються.
- Роботи CRM. На Free вимикаються повністю. Налаштовані ланцюжки зберігаються, але не спрацьовують.
Як виконується апгрейд?
При підвищенні тарифу все просто — додаткові функції стають доступні миттєво. Оплачується різниця у вартості з урахуванням періоду поточної підписки, що залишився. Апгрейд виконується в середньому за 2–3 години — це в 5 разів швидше, ніж міграція з коробки на хмару. Ліміти користувачів і диска збільшуються одразу. Нові інструменти (бізнес-процеси, BI, HR) з'являються в меню, але потребують налаштування. Дані не зачіпаються: угоди, завдання, контакти, файли — все на місці.
Підводний камінь: після апгрейду команда отримує доступ до інструментів, які не налаштовані. Співробітники починають експериментувати — створюють хаотичні бізнес-процеси, дублюють воронки. Рекомендується скласти план впровадження нових функцій до апгрейду. Наприклад, річна підписка вигідніша за щомісячну на 20–30% — враховуйте це при виборі періоду.
Як підготуватися до даунгрейду?
Даунгрейд потребує в 3 рази більше підготовки, ніж апгрейд — в середньому 1–2 дні. Ось обов'язковий чек-лист:
Чек-лист підготовки до даунгрейду
-
Аудит користувачів. Скласти список активних користувачів. Визначити, хто залишається, хто деактивується. Передати завдання та угоди деактивованих співробітників діючим. Інакше — завислі завдання без відповідального. Перевірити, що деактивовані користувачі не є адміністраторами робочих груп, власниками бізнес-процесів або авторами автоматизацій.
-
Аудит функцій. Скласти таблицю використовуваних функцій і перевірити їх доступність на цільовому тарифі:
Функція Поточний тариф Цільовий тариф Статус Бізнес-процеси Професійний Базовий Недоступна — БП зупиняться Роботи CRM Професійний Базовий Доступна з обмеженнями BI-конструктор Професійний Стандартний Недоступний Мультиворонки Професійний Базовий Доступна Документи онлайн Професійний Базовий Доступна Аудит даних. Об'єм файлів на Диску. Якщо перевищує ліміт цільового тарифу — вивантажити архівні файли. Кількість CRM-записів. Ліміти на записи CRM залежать від тарифу — перевірити. Налаштування інтеграцій. Частина конекторів (REST-додатки з Маркетплейсу) працюють тільки на певних тарифах.
Резервне копіювання. Перед переходом — експорт критичних даних: CRM (вивантаження угод, контактів, компаній через
crm.deal.list,crm.contact.list), завдання (tasks.task.list), Диск (завантаження важливих файлів), бізнес-процеси (експорт шаблонів БП).Згідно з довідкою Бітрікс24, при зміні тарифу дані не видаляються, але резервна копія додатково захистить від помилок.
Типові помилки та їх ціна
- Не деактивували користувачів — перевищення ліміту блокує перехід. Доводиться терміново розбиратися, втрачаючи до 2 робочих днів.
- Не перевірили інтеграції — після даунгрейду перестають працювати сторонні сервіси. Відновлення займає ще день.
- Забули передати завдання — співробітники залишаються з завданнями без відповідальних. Без відповідального завдання не виконуються, що сповільнює бізнес-процеси.
- Не попередили команду — користувачі панікують через зникнення функцій. Потрібне навчання та адаптація, що додає тиждень.
Приклад: перехід з «Професійного» на «Базовий»
Компанія з 40 співробітниками вирішила скоротити витрати на Бітрікс24. Аудит показав: активно використовують лише CRM і завдання, бізнес-процеси та HR не запущені. Цільовий тариф — «Базовий» на 5 користувачів. Підготовка зайняла 3 дні: деактивували 35 користувачів, передали їхні завдання та угоди, експортували шаблони БП на випадок майбутнього апгрейду. Перехід пройшов без збоїв. Економія склала до 60% щомісячних витрат, що становить близько 5000 грн/міс.
Фінансові нюанси
- Апгрейд у межах періоду. Б24 розраховує доплату пропорційно до залишку терміну. Оплачений період не втрачається.
- Даунгрейд. Новий тариф набирає чинності після закінчення поточного оплаченого періоду. Достроковий даунгрейд — через звернення до підтримки, повернення коштів не гарантоване.
- Зміна періоду оплати. Місячна підписка дорожча за річну (різниця 20–30%). При стабільному використанні річна вигідніша. Наприклад, річний тариф «Професійний» коштує ~12000 грн/рік, а місячний — 1500 грн/міс, економія ~4000 грн на рік.
- Промоакції. Б24 регулярно пропонує знижки при апгрейді — має сенс дочекатися акції при плановому переході.
Що входить у роботу «під ключ»
Наш супровід зміни тарифу включає:
- Повний аудит поточного порталу: користувачі, функції, інтеграції, обсяг даних.
- Підбір оптимального тарифу з урахуванням реального навантаження та бюджету.
- План міграції з чек-листом ризиків та етапів.
- Підготовка даних: вивантаження CRM, завдань, шаблонів БП, файлів.
- Виконання переходу: деактивація користувачів, зміна тарифу, перевірка працездатності.
- Налаштування нових інструментів після апгрейду (якщо потрібно).
- Навчання команди роботі в нових умовах.
- Підтримка протягом тижня після переходу.
Оцініть проект безкоштовно — напишіть нам для розрахунку вартості.
Строки орієнтовно
- Аудит: від 1 дня.
- Підготовка та резервне копіювання: 1–2 дні.
- Безпосередній перехід: 2–3 години при апгрейді, 1–2 дні при даунгрейді.
- Налаштування та навчання: від 1 дня.
Наш досвід
Ми займаємося впровадженнями Бітрікс24 понад 5 років, на ринку з 2019 року. Провели понад 100 успішних переходів між тарифами. Замовте аудит поточного тарифу — ми допоможемо не переплачувати та уникнути простоїв. Пишіть нам, і ми розрахуємо вартість супроводу «під ключ».