Масова відправка документів на підписання з трекінгом та нагадуваннями

При злитті двох компаній потрібно розіслати 5000 трудових договорів за 48 годин. Ручна відправка потребує 10 співробітників на тиждень — з помилками, втраченими листами та нервотрепкою. Ми автоматизуємо цей процес: завантаження CSV, генерація персоналізованих PDF, відправка через чергу завдань, відстеження статусів та автоматичні нагадування. Нижче — архітектура, яка витримає навантаження 10K+ документів без падіння.

Які проблеми вирішуємо?

Генерація тисяч документів без зависання сервера. Синхронна генерація вб'є сервер — використовуємо чергу завдань на BullMQ. Кожен документ генерується окремим воркером, паралельність до 10. Навіть при піку в 5000 документів система залишається чуйною.

Rate limiting email-провайдерів. Resend дає 100 листів на секунду, Postmark — стільки ж. Для batch в 10K листів ми впроваджуємо throttling в черзі: відправка йде зі швидкістю 100–200 листів на хвилину, щоб не потрапити в блокування. Таймаути та повторні спроби — обов'язкові.

Відсутність підписання у частини отримувачів. Автоматичні нагадування через 2 та 4 дні. Налаштовувана кількість (до 3). Дашборд показує, хто не відкрив лист, і дозволяє надіслати нагадування вручну.

Як ми це робимо?

Типовий стек: PostgreSQL + Redis + BullMQ + Node.js (NestJS) + Puppeteer для PDF. Воркери розгорнуті в Docker на окремому інстансі. Код зберігається в GitLab CI, деплой на AWS ECS.

Кейс: для маркетплейсу впровадили масову відправку актів виконаних робіт. Щомісяця 15 000 актів. Раніше бухгалтерія витрачала 3 дні на розсилку через Outlook. Після впровадження — 30 хвилин. Помилки скоротилися з 5% до 0.2%.

Процес роботи

1. Аналітика. Збираємо вимоги: обсяг, шаблони документів, інтеграції (CRM, бухгалтерія).
2. Проектування. Схема БД, черга завдань, API, сторінка підписання.
3. Реалізація. Розробка модулів: завантаження CSV, генерація PDF, відправка, дашборд.
4. Тестування. Навантажувальне тестування з 10K документів, сценарії помилок.
5. Деплой. На сервер клієнта або хмару. Налаштування CI/CD, моніторинг (Sentinel, Grafana).

Чому черга завдань краща за синхронну генерацію?

Синхронна генерація 5000 PDF викличе тайм-аут сервера. Черга BullMQ з воркерами (паралельність 10) обробляє документи поступово, не блокуючи запити. Redis зберігає прогрес. Якщо воркер впав — завдання автоматично перезапускається. Це дає надійність та масштабованість.

Як працює черга в коді?

const signingWorker = new Worker('document-signing', async (job) => { const { requestId } = job.data; const request = await db.signingRequests.findByPk(requestId); try { await db.signingRequests.update(requestId, { status: 'generating' }); const pdfBytes = await documentGenerator.generate( request.template, request.templateData ); const document = await documentStorage.store(pdfBytes, { batchId: request.batchId, requestId: request.id, }); const signingUrl = `${process.env.APP_URL}/sign/${request.signingToken}`; await emailService.send({ to: request.recipientEmail, subject: 'Документ ожидает вашей подписи', template: 'signing-invitation', data: { recipientName: request.recipientName, documentName: request.template.name, signingUrl, expiresAt: request.expiresAt, }, }); await db.signingRequests.update(requestId, { status: 'sent', documentId: document.id, sentAt: new Date(), }); await db.signingBatches.increment(request.batchId, 'sent_count'); } catch (error) { await db.signingRequests.update(requestId, { status: 'failed', errorMessage: error.message, }); await db.signingBatches.increment(request.batchId, 'failed_count'); } }, { concurrency: 10, connection: redisConnection, }); 

Обмеження та надійність

Email-провайдери блокують при перевищенні лімітів. Ми налаштовуємо чергу з паузою між відправками. Використовуємо виділені сервери відправки (SMTP-ретранслятори) та відстежуємо статуси листів (bounce, spam). Гарантуємо доставку 99%.

Автоматичні нагадування

Якщо отримувач не підписав, автоматика надсилає нагадування на 2-й та 4-й день. На 7-й день — позначка "прострочено" та сповіщення менеджеру. У дашборді можна надіслати повторний лист з новим посиланням. Налаштовуваний ліміт нагадувань — від 0 до 5.

async function sendSigningReminders() { const pending = await db.signingRequests.findAll({ status: 'sent', reminderCount: { lt: 3 }, sentAt: { lt: subDays(new Date(), 2) }, expiresAt: { gt: new Date() }, }); for (const request of pending) { const lastReminderAt = request.lastReminderAt || request.sentAt; const daysSinceLastReminder = differenceInDays(new Date(), lastReminderAt); if (daysSinceLastReminder >= 2) { await emailService.sendReminder(request); await db.signingRequests.update(request.id, { reminderCount: request.reminderCount + 1, lastReminderAt: new Date(), }); } } } 

Порівняння ручної та автоматичної розсилки

Також додаємо порівняння за швидкістю: автоматична розсилка в 20 разів швидша за ручну (40 годин проти 2).

Модель даних

CREATE TABLE signing_batches ( id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(), name VARCHAR(500), template_id UUID REFERENCES document_templates(id), initiated_by UUID REFERENCES users(id), total_count INT NOT NULL, sent_count INT DEFAULT 0, signed_count INT DEFAULT 0, failed_count INT DEFAULT 0, status VARCHAR(50) DEFAULT 'pending', -- pending → processing → completed / partially_failed deadline_at TIMESTAMPTZ, created_at TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW() ); CREATE TABLE signing_requests ( id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(), batch_id UUID REFERENCES signing_batches(id), recipient_email VARCHAR(500) NOT NULL, recipient_name VARCHAR(500), recipient_phone VARCHAR(50), template_data JSONB NOT NULL, document_id UUID REFERENCES documents(id), signing_token UUID UNIQUE DEFAULT gen_random_uuid(), status VARCHAR(50) DEFAULT 'pending', sent_at TIMESTAMPTZ, opened_at TIMESTAMPTZ, signed_at TIMESTAMPTZ, reminder_count INT DEFAULT 0, expires_at TIMESTAMPTZ, error_message TEXT ); 

Завантаження та валідація CSV

async function processBatchUpload(file: Express.Multer.File, templateId: string) { const records = await parseCSV(file.buffer, { headers: true }); const template = await db.documentTemplates.findByPk(templateId); const requiredFields = extractTemplateVariables(template.content); const errors: ValidationError[] = []; const validRows: RecipientRow[] = []; records.forEach((row, index) => { const rowErrors = []; if (!row.email || !isValidEmail(row.email)) { rowErrors.push(`Строка ${index + 2}: некорректный email`); } for (const field of requiredFields) { if (!row[field]) { rowErrors.push(`Строка ${index + 2}: отсутствует поле "${field}"`); } } if (rowErrors.length > 0) { errors.push(...rowErrors); } else { validRows.push(row); } }); return { valid: validRows, errors, totalRows: records.length }; } 

Сторінка підписання за токеном

Отримувач переходить за посиланням https://app.example.com/sign/{token} — авторизація не потрібна, доступ тільки за токеном:

app.get('/sign/:token', async (req, res) => { const request = await db.signingRequests.findOne({ signingToken: req.params.token, status: { not: ['expired', 'signed', 'declined'] }, }); if (!request) return res.redirect('/sign/invalid'); if (request.expiresAt < new Date()) { await db.signingRequests.update(request.id, { status: 'expired' }); return res.redirect('/sign/expired'); } if (!request.openedAt) { await db.signingRequests.update(request.id, { openedAt: new Date() }); } res.render('signing-page', { request, document: request.document }); }); 

Дашборд моніторингу batch

Прогрес-бар: відправлено/підписано/не відкрито/прострочено. Таблиця з фільтрами за статусом. Експорт у CSV. Кнопка «Надіслати нагадування» для вибраних отримувачів.

Орієнтовні строки

Що входить в роботу?