Workflow погодження документів на сайті: розробка та впровадження

Паперові погодження тривають тижнями. Документи губляться, підписи підробляють, співробітники витрачають час на постійні нагадування. Ми розробляємо цифрові workflow погодження, які припиняють цей хаос. Наш движок вбудовується в сайт або CRM, автоматично направляє документи за заданими маршрутами, контролює терміни та веде повний аудит. Жодних «загубилося в пошті» — все прозоро в одному вікні. За 5 років ми реалізували 50+ проєктів, скоротивши час погодження в середньому в 3 рази. Докладніше про концепцію workflow можна прочитати на Wikipedia.

Проблеми, які вирішує workflow погодження

Якщо керівник у відрядженні, процес зупиняється. Наш движок автоматично ескалює завдання заступнику або перенаправляє за правилами. Тайм-аути налаштовуються в годинах — якщо відповіді немає, система нагадує, а потім передає вище. Ручний контроль забирає години: співробітники відстежують статуси вручну. Ми даємо особистий кабінет з timeline, де видно кожен крок: хто, коли і що вирішив. Ініціатор бачить прогрес, погоджувачі — дедлайн. Помилки та дублі виключаються: workflow жорстко задає маршрут з перевіркою ролей. В одному проєкті ми скоротили кількість помилок на 90%. Інтеграція з ЕЦП (електронним підписом) реалізується через API підписантів, підтримуються сертифікати КЕП та НЕП. Перехід на електронний документообіг дає повну прозорість — це і є система підписання документів на сайті.

Як ми будуємо гнучкий workflow?

Використовуємо перевірений стек: TypeScript + Node.js (Nest.js) на бекенді, React з TypeScript на фронтенді. Для зберігання — PostgreSQL з JSONB для шаблонів кроків. Движок станів реалізований як окремий мікросервіс з чіткими транзакціями.

Модель даних — шаблони workflow, екземпляри для кожного документа та завдання погодження. Кожне завдання прив'язане до кроку, виконавця та тайм-ауту. JSONB у шаблоні дозволяє гнучко описувати кроки: тип (послідовний/паралельний), умови переходу, ескалацію.

-- Шаблони workflow
CREATE TABLE workflow_templates (
    id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
    name VARCHAR(200),
    description TEXT,
    steps JSONB NOT NULL, -- Масив кроків з конфігурацією
    created_by UUID REFERENCES users(id)
);

-- Екземпляр workflow для конкретного документа
CREATE TABLE workflow_instances (
    id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
    template_id UUID REFERENCES workflow_templates(id),
    document_id UUID REFERENCES documents(id),
    initiator_id UUID REFERENCES users(id),
    current_step INT DEFAULT 1,
    status VARCHAR(50) DEFAULT 'in_progress', -- in_progress, approved, rejected, cancelled
    metadata JSONB DEFAULT '{}',
    created_at TIMESTAMPTZ DEFAULT NOW(),
    completed_at TIMESTAMPTZ
);

-- Завдання погодження
CREATE TABLE workflow_tasks (
    id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
    instance_id UUID REFERENCES workflow_instances(id),
    step_number INT NOT NULL,
    assignee_id UUID REFERENCES users(id),
    assignee_role VARCHAR(100), -- Альтернатива assignee_id для динамічних ролей
    task_type VARCHAR(50), -- 'approve', 'sign', 'review'
    status VARCHAR(50) DEFAULT 'pending', -- pending, approved, rejected, delegated
    comment TEXT,
    due_at TIMESTAMPTZ,
    completed_at TIMESTAMPTZ,
    completed_by_id UUID REFERENCES users(id) -- Якщо делегував
);

Движок обробляє рішення: approve — перевіряє паралельний крок (чи всі схвалили), потім переходить до наступного кроку або завершує workflow. reject — зупиняє процес або повертає на доопрацювання. request_changes — надсилає документ ініціатору з коментарем.

class WorkflowEngine {
  async processDecision(
    taskId: string,
    decision: 'approve' | 'reject' | 'request_changes',
    comment: string,
    userId: string
  ) {
    const task = await db.workflowTasks.findOne(taskId, {
      include: 'instance.template',
    });
    if (task.assigneeId !== userId) throw new Error('Not authorized');
    await db.workflowTasks.update(taskId, {
      status: decision,
      comment,
      completedAt: new Date(),
    });
    await auditLog.record({
      action: `task.${decision}`,
      userId,
      taskId,
      instanceId: task.instanceId,
    });
    switch (decision) {
      case 'approve':
        await this.onTaskApproved(task);
        break;
      case 'reject':
        await this.onTaskRejected(task);
        break;
      case 'request_changes':
        await this.returnToInitiator(task, comment);
        break;
    }
  }

  private async onTaskApproved(task: WorkflowTask) {
    const instance = task.instance;
    const template = JSON.parse(instance.template.steps);
    const currentStep = template[task.stepNumber - 1];
    // Паралельний крок: перевіряємо чи всі в цьому кроці схвалили
    if (currentStep.type === 'parallel') {
      const stepTasks = await db.workflowTasks.findAll({
        instanceId: instance.id,
        stepNumber: task.stepNumber,
      });
      const allApproved = stepTasks.every(t => t.status === 'approve');
      const anyRejected = stepTasks.some(t => t.status === 'reject');
      if (anyRejected) return this.onTaskRejected(task);
      if (!allApproved) return; // Чекаємо інших
    }
    // Переходимо до наступного кроку
    const nextStep = template[task.stepNumber]; // Наступний елемент
    if (!nextStep) {
      // Всі кроки пройдено — workflow завершено
      await this.completeWorkflow(instance.id);
    } else {
      await this.activateStep(instance.id, nextStep, task.stepNumber + 1);
    }
  }

  private async activateStep(instanceId: string, step: WorkflowStep, stepNumber: number) {
    await db.workflowInstances.update(instanceId, {
      currentStep: stepNumber,
    });
    const assignees = await this.resolveAssignees(step);
    const dueAt = step.deadlineHours ? addHours(new Date(), step.deadlineHours) : null;
    for (const assignee of assignees) {
      const task = await db.workflowTasks.create({
        instanceId,
        stepNumber,
        assigneeId: assignee.id,
        taskType: step.taskType,
        dueAt,
      });
      await notifyAssignee(assignee, task);
    }
  }
}

Як працює делегування та ескалація?

Погоджувач може передати завдання колезі з коментарем. Система закриває вихідне завдання та створює нове для делегата. Всі делегування фіксуються в аудит-лозі.

async function delegateTask(taskId, delegateToId, reason, requesterId) {
  const task = await db.workflowTasks.findByPk(taskId);
  if (task.assigneeId !== requesterId) throw new Error('Not authorized');
  // Закриваємо поточне завдання
  await db.workflowTasks.update(taskId, {
    status: 'delegated',
    comment: `Делеговано: ${reason}`,
    completedAt: new Date(),
  });
  // Створюємо нове для делегата
  await db.workflowTasks.create({
    ...task.toJSON(),
    id: undefined,
    assigneeId: delegateToId,
    status: 'pending',
    completedAt: null,
    metadata: {
      delegatedFrom: task.assigneeId,
      reason,
    },
  });
  await notifyDelegate(delegateToId, taskId);
}

Тайм-аути перевіряються кроном щогодини. Якщо завдання прострочене — надсилається сповіщення погоджувачу та ескалація керівнику. Можна налаштувати автоматичне схвалення при простроченні.

// Cron job: перевіряємо прострочені завдання щогодини
async function processOverdueTasks() {
  const overdueTasks = await db.workflowTasks.findAll({
    status: 'pending',
    dueAt: { lt: new Date() },
    escalationSentAt: null,
  });
  for (const task of overdueTasks) {
    const step = getStepConfig(task);
    if (step.escalationUserId) {
      // Сповіщаємо керівника
      await notifyEscalation(step.escalationUserId, task);
      await db.workflowTasks.update(task.id, { escalationSentAt: new Date() });
    }
    if (step.autoApproveOnTimeout) {
      await workflowEngine.processDecision(task.id, 'approve', 'Auto-approved on timeout', 'system');
    }
  }
}

Візуалізація прогресу

Ініціатор бачить timeline workflow: який крок виконано, хто погодив, хто ще не відповів, скільки часу чекаємо. React-компонент з вертикальним списком, іконками статусів (✓, ✗, ⏳) та tooltip'ами з коментарями.

Сповіщення

Чому варто впровадити workflow на сайті?

Workflow на нашому движку в 3 рази швидший за паперовий документообіг і на 50% ефективніший за прості email-сповіщення. Ви отримуєте прозорість, контроль та економію ресурсів. Типовий проєкт окупається за 3–6 місяців за рахунок скорочення часу співробітників. Середня економія на операційних витратах може досягати значної суми. Ми гарантуємо якість: 5 років досвіду, сертифіковані інженери, 12 місяців підтримки після впровадження.

Терміни орієнтовно

Точні терміни розраховуємо після аудиту ваших процесів. Зв'яжіться з нами — проведемо аудит і запропонуємо рішення за 1 день. Замовте впровадження та скоротите час погоджень у 3 рази. Отримайте консультацію вже сьогодні.