Налаштування автоматизації бізнес-процесів через Power Automate

Налаштування автоматизації бізнес-процесів через Power Automate

Power Automate (раніше Microsoft Flow) — платформа автоматизації від Microsoft, інтегрована в екосистему Microsoft 365. Оптимальна для компаній, які працюють з SharePoint, Teams, Outlook, Excel, Dynamics 365 та іншими продуктами Microsoft.

Типи Flow

Automated Flow — запускається по подіях (нове письмо, новий рядок SharePoint, HTTP-запит).

Scheduled Flow — за розкладом (cron-завдання).

Instant Flow — запускується вручну або кнопкою з Teams/мобільного додатка.

Desktop Flow (RPA) — автоматизація настільних додатків (роботизація).

Приклад: обробка заявок з форм

[Trigger: Microsoft Forms — нова відповідь]
                │
[Get response details]
                │
[Condition: Тип заявки == "Терміново"]
    │                     │
  Так                    Ні
    │                     │
[Send email             [Add row to
 to manager@]            Excel Online]
    │                     │
[Post message           [Send Teams
 to Teams #urgent]       notification]
    │
[Create task in
 Planner]

HTTP Request — інтеграція з зовнішніми API

{
  "method": "POST",
  "uri": "https://api.example.com/orders",
  "headers": {
    "Content-Type": "application/json",
    "Authorization": "Bearer @{variables('apiToken')}"
  },
  "body": {
    "orderId": "@{triggerBody()?['id']}",
    "customerEmail": "@{triggerBody()?['customer']?['email']}",
    "amount": "@{triggerBody()?['total']}",
    "createdAt": "@{utcNow()}"
  }
}

Expressions — трансформація даних

Power Automate використовує мову виразів (Power Fx / формульна мова):

// Поточна дата в форматі dd.MM.yyyy
formatDateTime(utcNow(), 'dd.MM.yyyy')

// Конкатенація
concat(triggerBody()?['firstName'], ' ', triggerBody()?['lastName'])

// Умовне значення
if(equals(triggerBody()?['status'], 'vip'), 'Пріоритетний', 'Стандартний')

// Робота з масивами
length(body('Get_items')?['value'])
first(body('Get_items')?['value'])

// Форматування числа
formatNumber(triggerBody()?['amount'], 'N2', 'uk-UA')

Apply to Each (ітерація)

[SharePoint: Get Items зі списку заявок
 де Status == 'New']
         │
[Apply to Each: item in body('Get_Items')?['value']]
    │
    ├── [Update Item: Status = 'Processing']
    ├── [Send Email: повідомлення клієнту]
    └── [HTTP: POST до CRM API]

Approvals (узгодження)

Вбудований модуль для узгодження документів:

[Trigger: SharePoint — новий документ завантажений]
                │
[Start and wait for an approval]
    Approvers: [email protected], [email protected]
    Title: Узгодити @{triggerBody()?['Name']}
    Details: @{triggerBody()?['Description']}
                │
[Condition: outcome == 'Approve']
    │                │
  Так              Ні
    │                │
[Move file         [Send email:
 to /Approved]      відхилено]

Інтеграція з SharePoint та Teams

Power Automate — нативна платформа для автоматизації SharePoint. Webhook для Teams:

// Post adaptive card to Teams channel
{
  "type": "message",
  "attachments": [{
    "contentType": "application/vnd.microsoft.card.adaptive",
    "content": {
      "type": "AdaptiveCard",
      "body": [
        { "type": "TextBlock", "text": "Нова заявка #@{triggerBody()?['id']}", "weight": "Bolder" },
        { "type": "TextBlock", "text": "@{triggerBody()?['description']}" }
      ],
      "actions": [
        { "type": "Action.OpenUrl", "title": "Відкрити", "url": "https://portal/requests/@{triggerBody()?['id']}" }
      ]
    }
  }]
}

Строки виконання

Простий Flow з 3–5 кроками — 1 день. Складний з умовами, ітерацією та узгодженням — 3–5 днів.