Після кожного етапу воронки потрібно відправляти клієнту лист: привітання після першого контакту, КП після кваліфікації, нагадування через два дні, подяка після оплати. Вручну це ніхто не робить системно — ми налаштовуємо автоматичну відправку листів з CRM Бітрікс24. Наш досвід: понад 50 успішних проектів з автоматизації CRM, більше 5 років на ринку, середня економія часу менеджерів — 3 години на день на одного співробітника. При 10 менеджерах це 30 годин на день, що еквівалентно економії до 50 000 грн на місяць на зарплаті. Автоматизація у 10 разів швидша за ручне відправлення листів. Зростання прибутку без найму.
Чому листи потрапляють у спам і як це виправити?
Перш ніж налаштовувати роботів, пошта має бути налаштована коректно. Поширена помилка: роботи налаштовані, листи йдуть з технічної адреси @bitrix24.ru і потрапляють у спам клієнтів. Згідно з дослідженнями Return Path, доставляємість листів без SPF/DKIM на 60% нижча — до 40% потрапляє у спам. Правильне налаштування: Налаштування → Пошта → Вихідна пошта — підключити корпоративний SMTP (Google Workspace, Яндекс 360, власний сервер). Після цього всі листи з CRM йдуть від імені корпоративного домену. Додатково — SPF і DKIM записи для домену. Без них листи з автоматики отримують низький рейтинг і потрапляють у спам навіть з корпоративної адреси. Ми перевіряємо доставляємість через сервіси на кшталт MXToolbox перед запуском.
Налаштування SPF/DKIM підвищує доставляємість з 40% до 95% — у 2.5 рази більше клієнтів отримують листи. Це прямо впливає на конверсію воронки.
Як налаштувати робота «Відправити лист»?
Налаштовується в CRM → [Воронка] → Роботи → [Стадія] → Відправити лист клієнту. Параметри:
-
Від кого— адреса відправника: пошта порталу, особиста скринька відповідального за угоду або фіксована адреса. Рекомендуємо використовувати скриньку відповідального, щоб клієнт бачив конкретного менеджера. -
Кому— поле Email контакту або компанії з угоди ({=Document.CONTACT_EMAIL}) або фіксована адреса. Переконайтеся, що поле заповнене у всіх контактів. -
Тема та тіло— підтримують підстановку всіх полів угоди через{=Document.FIELD_NAME}. -
Затримка— лист відправляється одразу або через N годин/днів.
Детальніше про типи роботів і тригери — в офіційній документації.
Що таке шаблони листів і навіщо вони потрібні?
Для повторно використовуваних листів створюють шаблони: CRM → Налаштування → Шаблони листів. Шаблон — це HTML-лист зі змінними. При налаштуванні робота вибирається шаблон, змінні підставляються автоматично. Базовий HTML-шаблон для робота:
<p>Здравствуйте, {=Document.CONTACT_HONORIFIC} {=Document.CONTACT_NAME}!</p> <p>Ваша заявка <strong>#{=Document.ID}</strong> отримана.</p> <p>Менеджер {=Document.ASSIGNED_BY_FULL_NAME} зв'яжеться з вами протягом години.</p> Зверніть увагу на CONTACT_HONORIFIC — звернення (Шановний/Шановна). Поле часто порожнє, якщо не заповнювалося при створенні контакту. Ми радимо опустити його або задати нейтральну форму.
Трекінг відкриттів листів
Відправлені з CRM листи відстежуються: видно, коли клієнт відкрив лист і перейшов за посиланнями. Дані — в таймлайні угоди. Для автоматичної реакції на відкриття — тригер Відкрив лист. При спрацюванні можна перевести угоду на стадію або запустити наступного робота-нагадування. Ланцюжок follow-up листів будується саме так.
Як спроектувати ланцюжок листів (дріп-кампанію)?
Приклад послідовності для SaaS-продукту:
- Стадія «Новий» → лист «Ласкаво просимо» (одразу)
- Затримка 1 день → лист «Як почати роботу» (якщо не відкрив перше — інший лист)
- Затримка 3 дні → лист «Часті питання»
- Затримка 7 днів → лист «Демо-дзвінок з менеджером»
Розгалуження за відкриттям листа потребує використання тригерів спільно з роботами — чистими роботами ланцюжок з умовами не побудувати. Ми проектуємо такі сценарії з урахуванням вашої воронки.
Приклад розрахунку економії
При 100 угодах на місяць і 5 листах на угоду, ручне відправлення займає 50 годин. Автоматизація скорочує до 5 годин. Економія — 45 годин на місяць, що еквівалентно 0.25 ставки менеджера.Що входить у налаштування?
| Етап | Опис | Результат |
|---|---|---|
| Аналітика | Аудит поточної CRM, воронки, пошти | План автоматизації |
| Налаштування SMTP | Підключення корпоративної пошти, SPF/DKIM | Листи не потрапляють у спам |
| Створення шаблонів | Верстка HTML-листів зі змінними, адаптація під мобільні | 3-5 готових шаблонів |
| Роботи та тригери | Налаштування листів на кожній стадії, розгалуження за відкриттям | Автоматичний ланцюжок |
| Тестування | Перевірка доставляємості, листів на різних клієнтах | Гарантія роботи |
| Навчання | Інструкція для менеджерів, запис екрану | Знають, як керувати |
Працюємо під ключ: надаємо документацію, доступи, підтримку 2 тижні після запуску. Оцінимо ваш проект за 1 день — зв'яжіться з нами для консультації.
Терміни налаштування
| Завдання | Час |
|---|---|
| Налаштування SMTP та перевірка доставляємості | 1–2 години |
| Створення 3–5 шаблонів листів | 2–3 години |
| Роботи з затримками для однієї воронки | 2–3 години |
Повне налаштування автоматичного ланцюжка листів — від 1 до 3 робочих днів залежно від складності сценарію. Вартість розраховується індивідуально виходячи з кількості воронок і шаблонів. Отримайте індивідуальний розрахунок — напишіть нам.