Налаштування автоматичного відправлення листів із CRM Бітрікс24

Налаштування автоматичної відправки листів із CRM Бітрікс24

Після кожної стадії воронки потрібно відправляти клієнту лист: привітання після першого контакту, КП після кваліфікації, нагадування через два дні, подяка після оплати. Вручну цього ніхто не робить системно. Налаштовуємо автовідправку через роботів.

Вимоги до поштової інфраструктури

Перш ніж налаштовувати роботів — пошта має бути налаштована коректно. Поширена помилка: роботи налаштовані, листи йдуть з технічної адреси @bitrix24.com і потрапляють у спам клієнтів.

Правильне налаштування: Налаштування → Пошта → Вихідна пошта — підключити корпоративний SMTP (Google Workspace, власний сервер). Після цього всі листи з CRM йдуть від імені корпоративного домену.

Додатково — SPF та DKIM записи для домену. Без них листи з автоматики отримують низький рейтинг і потрапляють у спам навіть з корпоративної адреси.

Робот «Відправити лист»

Налаштовується в CRM → [Воронка] → Роботи → [Стадія] → Відправити лист клієнту.

Параметри:

• Від кого — адреса відправника. Варіанти: пошта порталу, особистий ящик відповідального за угоду, фіксована адреса.
• Кому — поле Email контакту або компанії з угоди ({=Document.CONTACT_EMAIL}), або фіксована адреса.
• Тема та тіло — підтримують підстановку всіх полів угоди через {=Document.FIELD_NAME}.
• Затримка — лист іде одразу або через N годин/днів.

Шаблони листів

Для повторно використовуваних листів створюють шаблони: CRM → Налаштування → Шаблони листів. Шаблон — це HTML-лист зі змінними. При налаштуванні робота вибирається шаблон, змінні підставляються автоматично.

Базовий HTML-шаблон для робота:

<p>Вітаємо, {=Document.CONTACT_HONORIFIC} {=Document.CONTACT_NAME}!</p>
<p>Вашу заявку <strong>#{=Document.ID}</strong> отримано.</p>
<p>Менеджер {=Document.ASSIGNED_BY_FULL_NAME} зв'яжеться з вами протягом години.</p>

Зверніть увагу на CONTACT_HONORIFIC — звертання. Поле часто порожнє, якщо не заповнювалося при створенні контакту. Краще опустити або задати нейтральну форму.

Трекінг відкриттів листів

Відправлені з CRM листи відстежуються: видно, коли клієнт відкрив лист і перейшов за посиланнями. Дані — у таймлайні угоди.

Для автоматичної реакції на відкриття — тригер Відкрив лист. При спрацьовуванні можна перевести угоду на стадію або запустити наступного робота-нагадування. Ланцюжок follow-up листів будується саме так.

Ланцюжок листів (drip-кампанія)

Приклад послідовності для SaaS-продукту:

1. Стадія «Новий» → лист «Ласкаво просимо» (одразу)
2. Затримка 1 день → лист «Як почати роботу» (якщо не відкрив перший — інший лист)
3. Затримка 3 дні → лист «Часті запитання»
4. Затримка 7 днів → лист «Демо-дзвінок з менеджером»

Розгалуження за відкриттям листа потребує використання тригерів разом із роботами — чистими роботами ланцюжок з умовами не побудувати.

Терміни налаштування

Повне налаштування автоматичного ланцюжка листів — 1 робочий день з урахуванням написання текстів, верстки шаблонів та тестування доставки.