Налаштування email-трекера Бітрікс24
Менеджер відправляє лист клієнту зі свого поштового клієнта — він ніде не фіксується в CRM, жодна угода не збагачується історією переписки. Email-трекер Бітрікс24 вирішує цю проблему: всі листи потрапляють у CRM автоматично.
Що таке email-трекер і як він працює
Email-трекер — це функція модуля crm у Бітрікс24, яка пов'язує вхідну та вихідну пошту з сутностями CRM за адресою email. Працює двома способами:
Підключення особистого ящика — менеджер підключає свою робочу пошту через IMAP. Бітрікс24 періодично забирає листи з сервера й створює активності в CRM, якщо відправник/одержувач знайдений у базі контактів.
BCC-трекер — менеджер додає спеціальну BCC-адресу Бітрікс24 при відправці листа з будь-якого клієнта. Лист потрапляє в CRM через цю адресу.
Технічно обидва способи використовують модуль mail для отримання листів та crm для розбору та прив'язки. Частота перевірки IMAP — кожні 5 хвилин через агент \Bitrix\Mail\Internals\MessageTable.
Налаштування підключення особистого ящика
Шлях: CRM → Пошта → Підключити пошту або в особистому профілі співробітника.
Підтримувані протоколи: IMAP (основний), POP3 (не рекомендується — листи позначаються як прочитані). Для Google та Microsoft 365 — OAuth-авторизація, для інших — логін/пароль IMAP.
Після підключення Бітрікс24 сканує папку «Вхідні» (і опціонально «Відправлені») за останні N днів. Листи, адреси яких збігаються з контактами/компаніями в CRM, створюють активності типу email у таймлайні сутності.
Що якщо email не знайдено в CRM: налаштовується поведінка — ігнорувати, створити лід, створити контакт. Шлях: CRM → Налаштування → Поштові скриньки → [Скринька] → При отриманні листа від невідомого.
Трекінг відкриттів та переходів
При відправці листа з CRM (не з особистого клієнта) Бітрікс24 автоматично додає піксель відстеження відкриттів та обгортає посилання в трекінгові URL.
Дані по відкриттях видно:
- У таймлайні угоди — іконка з галочкою «Прочитано»
- У тригерах CRM — можна перевести угоду на стадію при відкритті листа
- У звітах CRM — скільки % клієнтів відкривають листи менеджера
Трекінг не працює, якщо у клієнта вимкнено завантаження зображень у поштовому клієнті — піксель не підвантажується. Це стандартне обмеження всіх email-трекерів.
Загальна поштова скринька vs. особиста
Особистий ящик співробітника бачить лише він. Загальний ящик відділу (наприклад, [email protected]) видно всім, хто має доступ до цієї скриньки в Бітрікс24.
Для вхідних заявок із сайту краще використовувати загальний ящик: лист приходить → створюється лід → розподіляється по менеджерах. Це налаштовується окремо (CRM → Налаштування → Поштові скриньки → Загальні скриньки).
Часті проблеми
Листи не прив'язуються до угоди — адреса email у листі не збігається з адресою контакту в CRM (інший домен, помилка в написанні, псевдонім). Перевіряють через CRM → Контакти → [Контакт] → Email.
Дублювання листів — скринька підключена і як особиста, і як загальна. Один лист створює дві активності. Рішення: використовувати лише один спосіб підключення.
IMAP не підключається — провайдер вимагає спеціальний пароль додатку (Google, Яндекс), або IMAP вимкнено в налаштуваннях поштової скриньки.
Терміни налаштування
Налаштування email-трекера для одного співробітника — 30–60 хвилин. Налаштування для всієї команди із загальним ящиком та правилами обробки вхідних — 3–5 годин.